Delegue a uma empresa especializada todo o processo de impressão do seu negócio.

Qual é a diferença entre locação e outsourcing de impressão?

O serviço de locação de impressoras inclui o aluguel do equipamento, e o valor depende do volume de produções mensais.

Geralmente, o pacote contempla manutenção limitada, suprimentos e, em alguns casos, a disponibilização do papel. Essa solução é ideal para negócios que não precisam de controle detalhado das cópias.

Por outro lado, o outsourcing oferece recursos personalizados, com análise prévia das necessidades da empresa, como quantidade de produções, tipo de máquina e qualidade. Ou seja, trata-se de uma gestão completa, desde o auxílio com os equipamentos até relatórios de uso.

O outsourcing de impressão é ideal para quais empresas?

O serviço atende principalmente negócios de pequeno e médio porte, que buscam reduzir custos com aparelhos próprios e focar suas funções principais.

No entanto, grandes organizações também encontram vantagens no serviço quando o número de impressões no mês compensa a terceirização.

5 vantagens do aluguel de impressoras e outsourcing

Adotar soluções de outsourcing e aluguel oferece diversas vantagens. Confira as 5 principais!

1. Suporte especializado

Os profissionais da área atendem os clientes a qualquer momento, tanto para treinar sobre o funcionamento dos aparelhos quanto para resolver problemas técnicos. Além disso, realizam a troca de recursos com rapidez quando necessário.

2. Redução de custos

A prestadora de serviço entrega os melhores e mais modernos equipamentos, conforme novas tecnologias surgem e o negócio expande.

3. Controle de uso

Grandes empresas de locação utilizam softwares de bilhetagem que emitem relatórios completos. Esses documentos registram as produções, mostram quais profissionais imprimiram as folhas, quantidades e outros dados que identificam gastos.

4. Redução do impacto ambiental

O serviço de outsourcing reforça o uso consciente das máquinas. Os usuários percebem o consumo excessivo e desnecessário de papéis e refletem sobre o controle de energia elétrica.

5. Impressão automatizada

O sistema libera a impressão somente quando o profissional autentica a ação com o crachá, senha ou biometria. Dessa forma, as impressoras só funcionam no momento adequado, o que garante controle e segurança.

Como funciona o outsourcing e o aluguel de impressora?

Antes de analisar o preço de outsourcing de impressão, é fundamental compreender o processo, que exige planejamento estratégico para atender às demandas da empresa contratante.

Assim, é possível definir um projeto em sete etapas principais.

1. Levantamento

Um consultor da prestadora de serviços analisa volumes de impressão por setor, custos operacionais, oportunidades de otimização, desafios existentes e objetivos da operação.

2. Proposta técnica

A fornecedora recomenda o modelo mais adequado de equipamento, com base em fatores como capacidade (impressoras de pequeno ou grande porte), tecnologia (colorida ou P&B) e volume de produção.

3. Validação

Nessa fase, definem-se prazos contratuais, níveis de assistência técnica, programas de treinamento, políticas de reposição, entre outros pontos importantes.

4. Formalização contratual

Após a negociação de valores e condições, ambas as partes assinam um contrato que especifica claramente os direitos, deveres mútuos e cláusulas do serviço.

5. Implantação

A empresa provedora realiza a entrega, a instalação e configuração dos equipamentos conforme cronograma e locais previamente acordados.

6. Capacitação dos usuários

Técnicos especializados ministram aulas práticas para os colaboradores sobre a utilização dos aparelhos e sistemas associados.

7. Operação contínua

A terceirizada assume o monitoramento e gerenciamento ativo das impressoras, realiza a reposição de suprimentos e a manutenção preventiva para a organização trabalhar com segurança.

Este modelo assegura às contratantes uma gestão eficiente de impressões, com redução de custos, aumento de produtividade e transferência de responsabilidades técnicas para o fornecedor especializado.

O que influencia o preço da locação de impressora?

O valor do aluguel de impressoras não é fixo, pois depende das necessidades do negócio e das características do equipamento.

Os principais fatores que determinam o preço são:

• Período de uso

Tempo diário ou mensal de utilização da máquina.

• Marca do equipamento

Aparelhos de fabricantes renomados podem exigir investimentos diferentes devido à tecnologia e confiabilidade.

• Modelo

Impressoras com maior capacidade de produção ou recursos avançados (como multifuncionalidade) tendem a ser mais caras.

• Tipo de impressão

Preto e branco geralmente é mais econômico que colorido.

• Duração do contrato

Pacotes de longo prazo oferecem melhor custo-benefício, com possíveis descontos e condições vantajosas.

Ao selecionar uma parceira, busque por referências sólidas, credibilidade no mercado e especialização.

A seguir, confira a tabela exclusiva do oHub com a média de preços de locação de impressoras e outsourcing.

Qual o valor do aluguel de uma impressora?

O valor do aluguel de uma impressora varia entre R$ 100 e R$ 4.350. O primeiro representa um equipamento preto e branco com até 2.000 cópias mensais. Já os pacotes mais caros oferecem dois aparelhos P&B e coloridos para mais de 15.000 impressões/mês.

Qual o preço do aluguel de impressora colorida?

O preço do aluguel de impressora colorida fica entre R$ 450 e R$ 4.350, conforme o volume de produções necessárias durante esse período. A faixa considera equipamentos com capacidade entre 4 mil e 15 mil cópias, que também oferecem a função preto e branco.

Como funciona o comodato de impressora?

No comodato, a empresa fornece a impressora sem custo de aluguel. O cliente paga somente pelas cópias, com valores que dependem do modelo e volume acordado. O serviço inclui manutenção e suprimentos, e é uma opção vantajosa para quem deseja reduzir custos iniciais com equipamentos.

Como fazer um aluguel de impressora para pessoa física?

Pessoas físicas podem alugar impressoras em empresas especializadas ou plataformas como oHub. O processo exige CPF, comprovante de residência e cartão de crédito. Planos partem de R$ 100 mensais, o que inclui manutenção e suprimentos. Esses contratos são ideais para quem precisa da máquina sem custo inicial alto.