Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão: Guia Rápido para Contratar o Fornecedor Ideal

Este guia de contratação de serviço de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão foi criado para apoiar gestores de TI, finanças, compras e administração que desejam modernizar o parque de impressão da empresa, reduzir custos e ganhar controle sobre o uso de impressoras. Aqui você encontra orientações práticas sobre o que é o serviço, como funciona, quanto custa e como escolher as melhores empresas de locação de impressoras e outsourcing de impressão .

O que é o serviço de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão

O serviço de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão consiste em contratar uma empresa especializada para fornecer equipamentos de impressão, suprimentos, manutenção e gestão do ambiente de impressão da sua organização. Em vez de comprar impressoras, a empresa paga um valor periódico ou por página impressa e conta com infraestrutura profissional de impressão.

Nesse modelo, o fornecedor é responsável por instalar as impressoras, monitorar o uso, repor insumos como toner e papel quando previsto no contrato, realizar manutenções preventivas e corretivas e oferecer relatórios de consumo. Assim, o serviço de locação de impressoras e outsourcing de impressão transforma um custo disperso em um serviço gerenciado com mais controle e previsibilidade.

• Redução de investimento próprio em equipamentos de impressão.
• Padronização e modernização do parque de impressoras da empresa.
• Maior controle dos volumes de impressão por área, centro de custo ou usuário.
• Suporte técnico especializado e diminuição de paradas por falha de equipamento.
• Gestão profissional de suprimentos, evitando falta de toner ou excesso de estoque.
• Possibilidade de redução de custos totais de impressão com contratos bem estruturados.

Principais benefícios de contratar Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão

Ao contratar um serviço de locação de impressoras e outsourcing de impressão, a empresa deixa de se preocupar com compra de equipamentos, manutenção e gestão de suprimentos, ganhando foco em atividades estratégicas. A seguir alguns dos principais benefícios para o ambiente corporativo .

Controle de custos e previsibilidade do orçamento

Com contratos de locação de impressoras e outsourcing de impressão, os custos passam a ser concentrados em faturas mensais claras, com valor por página ou por pacote de serviços. Isso facilita o planejamento financeiro, evita surpresas com manutenção emergencial e dá mais visibilidade dos gastos por área.

Redução de investimento em equipamentos

A empresa deixa de imobilizar capital na compra de impressoras e multifuncionais. Em vez de investir em ativos que se desvalorizam e ficam obsoletos, passa a contratar o uso da tecnologia como serviço, mantendo o parque sempre atualizado com menor impacto no caixa.

Suporte técnico especializado e alta disponibilidade

O fornecedor de outsourcing de impressão oferece equipe técnica qualificada para instalação, manutenção e suporte às impressoras. Isso reduz paradas, diminui chamados internos para TI e garante maior disponibilidade dos equipamentos para os usuários.

Gestão de suprimentos e redução de desperdício

A consultoria em impressão gerenciada monitora o consumo de toner e papel, programa reposições e ajuda a reduzir desperdícios, evitando estoques excessivos e compras de última hora. Em muitos contratos, a própria empresa de outsourcing é responsável por fornecer suprimentos dentro de parâmetros combinados.

Modernização e padronização do parque de impressão

A locação de impressoras permite padronizar modelos, recursos e qualidade de impressão. Isso simplifica o suporte, melhora a experiência do usuário e possibilita adotar recursos avançados como impressão segura, digitalização para pastas ou e mail e integração com sistemas corporativos.

Segurança da informação e controle de acesso

Soluções de outsourcing de impressão podem incluir autenticação de usuários, impressão liberada por cartão ou senha e registro detalhado de quem imprime o que. Isso aumenta a segurança de documentos sensíveis e facilita a rastreabilidade das impressões.

Sustentabilidade e uso responsável de recursos

Com relatórios de consumo e políticas de impressão bem definidas, a empresa consegue reduzir o uso de papel, toner e energia, contribuindo para metas de sustentabilidade. A renovação do parque com equipamentos mais eficientes também reduz impacto ambiental.

Tipos de serviços de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão oferecidos

Existem diversas modalidades de serviço de locação de impressoras e outsourcing de impressão para empresas de diferentes portes e segmentos . Entender essas opções ajuda a escolher o modelo mais adequado às necessidades de cada ambiente corporativo.

Locação simples de impressoras

Nesta modalidade, o fornecedor disponibiliza impressoras ou multifuncionais por prazo determinado, geralmente com manutenção básica incluída. Os suprimentos podem ser responsabilidade do cliente ou negociados à parte. É indicada para quem deseja trocar investimento em compra por pagamento mensal pelos equipamentos.

Outsourcing de impressão completo

O outsourcing de impressão completo inclui equipamentos, suprimentos, manutenção, monitoramento remoto e gestão do ambiente de impressão. O contrato pode ser baseado em franquia de páginas, pacote mensal ou valor por página impressa. O objetivo é terceirizar totalmente a gestão da impressão, com indicadores e relatórios periódicos.

Modelo de cobrança por página

Nesse modelo, a empresa paga um valor acordado para cada página impressa, muitas vezes com diferença entre páginas em preto e branco e coloridas. O custo por página já inclui uso dos equipamentos, manutenção e insumos, trazendo alto controle financeiro e facilidade para comparar propostas.

Projetos de consolidação e racionalização do parque de impressão

Alguns fornecedores oferecem consultoria específica para mapear o parque atual, identificar excesso de equipamentos, reorganizar pontos de impressão e propor um novo desenho com menos impressoras, porém mais eficientes e bem distribuídas, reduzindo custos totais.

Impressão corporativa com soluções de software

Além da locação de impressoras, o serviço pode incluir softwares de bilhetagem, autenticação de usuários, impressão segura e liberação em qualquer equipamento da rede. Isso aumenta o controle, a segurança e a flexibilidade do ambiente de impressão.

Locação de impressoras para escritórios remotos e filiais

Para empresas com várias unidades, é possível contratar locação de impressoras padronizada, com atendimento local ou remoto, garantindo a mesma qualidade e padrão de serviço em todas as filiais, lojas ou escritórios distribuídos.

Para escolher a modalidade ideal de locação de impressoras e outsourcing de impressão, leve em conta o volume de impressão, a distribuição física dos usuários, o nível de suporte desejado e o orçamento disponível, sempre buscando equilíbrio entre custo e qualidade.

Em muitos casos, combinações de modalidades são usadas, como outsourcing completo em unidades maiores e locação simples em escritórios menores, sempre alinhadas à estratégia de TI e de gestão de custos da empresa.

Como funciona o processo de contratação de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão

O processo de contratação de locação de impressoras e outsourcing de impressão costuma seguir etapas bem definidas, desde o diagnóstico do parque atual até a implantação do novo ambiente e acompanhamento dos resultados.

1. Levantamento do parque de impressão existente, com quantidade de equipamentos, modelos e localizações.
2. Medição ou estimativa de volumes de impressão por área, tipo de documento e necessidade de cópia e digitalização.
3. Definição dos objetivos do projeto, como redução de custos, aumento de controle ou modernização tecnológica.
4. Elaboração do escopo desejado, incluindo número de pontos de impressão, recursos e nível de serviço esperado.
5. Solicitação de propostas a empresas especializadas em locação de impressoras e outsourcing de impressão.
6. Análise técnica e comercial das propostas recebidas, com ajustes de escopo e negociações quando necessário.
7. Escolha do fornecedor, assinatura do contrato e planejamento detalhado de implantação.
8. Instalação dos novos equipamentos, retirada dos antigos, configuração de rede e ajustes de software.
9. Treinamento dos usuários e responsáveis internos, início da operação assistida e acompanhamento inicial.
10. Rotina de monitoramento de consumo, relatórios, reuniões de acompanhamento e melhoria contínua do contrato.

Um processo bem estruturado traz transparência sobre o que está incluído no serviço de locação de impressoras e outsourcing de impressão, quais são os prazos e quem responde por cada etapa, evitando ruídos de comunicação e retrabalho.

O que avaliar antes de contratar Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão

Antes de contratar um serviço de locação de impressoras e outsourcing de impressão, avalie com atenção aspectos técnicos, operacionais e comerciais do fornecedor, garantindo aderência às necessidades da sua empresa.

• Experiência do fornecedor em projetos de outsourcing de impressão em empresas de porte e segmento similares.
• Marcas e modelos de equipamentos oferecidos, bem como sua confiabilidade e disponibilidade de peças.
• Capilaridade de atendimento técnico, tempo de resposta e tempo para solução de chamados.
• Modelo de cobrança adotado, se por página, franquia mensal ou outro formato.
• Clareza sobre o que está incluído no contrato, como suprimentos, peças, deslocamentos e suporte remoto.
• Ferramentas de monitoramento remoto e relatórios de uso, essenciais para controle e tomada de decisão.
• Capacidade de integrar soluções de impressão com controles de acesso, diretório de usuários e sistemas internos.
• Política de substituição de equipamentos em caso de falhas recorrentes ou obsolescência.
• Condições de reajuste, renovação e saída do contrato, incluindo prazos e eventuais multas.
• Referências de clientes atendidos, indicadores de satisfação e estabilidade da empresa fornecedora.

Perguntas essenciais para fazer ao fornecedor de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão

Ao conversar com possíveis fornecedores de locação de impressoras e outsourcing de impressão, faça perguntas que ajudem a entender como será o dia a dia do serviço e quais garantias a empresa oferece.

• Quais marcas e modelos de impressoras e multifuncionais fazem parte do portfólio utilizado em contratos corporativos.
• Como é calculado o valor por página ou o pacote mensal e o que está incluído na cobrança.
• Qual é o tempo médio de atendimento e de solução para chamados técnicos em horário comercial.
• Que ferramentas utiliza para monitorar o parque de impressão e antecipar problemas ou falta de suprimentos.
• Como serão disponibilizados relatórios de consumo por unidade, setor ou usuário.
• Que tipo de contrato de nível de serviço a empresa oferece e como esses indicadores são acompanhados.
• Como funciona o processo de substituição de equipamentos em fim de vida útil ou com falhas recorrentes.
• De que forma são tratados aumentos ou reduções significativas do volume de impressão ao longo do contrato.
• Que tipo de suporte é oferecido para integração com sistemas de autenticação e políticas de segurança da informação.
• Quais casos de sucesso a empresa possui em locação de impressoras e outsourcing de impressão em contextos parecidos com o seu.

Erros comuns na contratação de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão e como evitar

Alguns erros na contratação de locação de impressoras e outsourcing de impressão podem gerar contratos caros, pouco flexíveis ou que não atendem a real necessidade da empresa. Conhecer esses pontos ajuda a evitá los.

• Escolher o fornecedor apenas pelo menor valor por página, sem avaliar qualidade de atendimento e equipamentos. Sempre compare custo com nível de serviço e tecnologia oferecida.
• Subestimar o volume real de impressão, o que pode gerar estouro frequente de franquia e custos adicionais. Realize levantamento prévio ou período de medição antes da contratação definitiva.
• Ignorar a distribuição física dos usuários e instalar poucos pontos de impressão em locais inadequados. Planeje o layout do parque de impressão considerando a rotina das equipes.
• Não detalhar no contrato quais materiais são responsabilidade do fornecedor e quais ficam por conta da empresa. Garanta definição clara de itens como toner, peças, papel e deslocamentos.
• Deixar de estabelecer indicadores e penalidades para descumprimento de prazos de atendimento. Inclua metas de tempo de resposta e solução.
• Não envolver a área de TI e os usuários chave na definição das necessidades de impressão, cópia e digitalização. Promova discussão conjunta entre TI, compras e áreas usuárias.
• Esquecer de planejar a saída do contrato e o destino dos equipamentos ao término da vigência. Verifique cláusulas de renovação, devolução e aquisição, quando disponíveis.

Quanto custa um serviço de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão

O custo de um serviço de locação de impressoras e outsourcing de impressão varia de acordo com o volume de impressão, a tecnologia dos equipamentos, o nível de serviço contratado e outros fatores. Entender esses elementos ajuda a avaliar propostas de forma mais precisa .

• Quantidade de impressoras e multifuncionais necessárias e sua capacidade de impressão mensal.
• Volume mensal de páginas em preto e branco e coloridas, considerando variações sazonais.
• Nível de recursos dos equipamentos, como impressão frente e verso automática, rede, digitalização e funções avançadas.
• Modelo de cobrança adotado, se por página, franquia mensal com excedente ou pacote fixo de serviços.
• Inclusão de suprimentos, peças, visitas técnicas, suporte remoto e treinamentos no valor do contrato.
• Tempo de resposta e tempo de solução oferecidos, que impactam a estrutura de atendimento do fornecedor.
• Distribuição geográfica das unidades atendidas e necessidade de deslocamento técnico.
• Período de vigência do contrato, com prazos maiores geralmente possibilitando melhores condições comerciais.
• Investimentos adicionais em softwares de gestão de impressão, autenticação e segurança.
• Possíveis serviços extras, como retirada de equipamentos antigos, descarte ambientalmente correto e consultorias adicionais.

Ao analisar quanto custa um serviço de locação de impressoras e outsourcing de impressão, compare sempre escopo, qualidade dos equipamentos, nível de serviço e flexibilidade contratual, e não apenas o valor por página ou o custo total da proposta.

Como comparar propostas de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão

Comparar propostas de locação de impressoras e outsourcing de impressão vai muito além de olhar o valor por página. É importante avaliar a combinação de tecnologia, serviços e condições comerciais oferecidas por cada fornecedor.

• Analise o detalhamento do parque de impressão proposto, com modelos, quantidades e capacidades de cada equipamento.
• Compare o escopo dos serviços incluídos, como manutenção completa, suprimentos, monitoramento remoto e relatórios.
• Verifique o modelo de cobrança e os critérios de reajuste, bem como valores de excedentes de franquia de impressão.
• Avalie o nível de serviço e os prazos de atendimento e solução para chamados técnicos.
• Observe a flexibilidade do contrato para ajustes de parque e volume ao longo da vigência.
• Considere as soluções de software oferecidas para controle de impressão, autenticação e segurança.
• Cheque referências de clientes, casos de sucesso e histórico de relacionamento do fornecedor com empresas semelhantes.
• Analise a clareza das cláusulas de renovação, rescisão e responsabilidades em caso de falhas recorrentes.

Uma comparação estruturada das propostas de locação de impressoras e outsourcing de impressão ajuda a identificar o melhor equilíbrio entre custo, qualidade, segurança e flexibilidade para o seu ambiente corporativo.

Indicadores de sucesso de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão

Depois da implantação do contrato de locação de impressoras e outsourcing de impressão, é importante acompanhar indicadores que mostrem se o serviço está atingindo os objetivos definidos no início do projeto.

• Redução dos custos totais de impressão em comparação ao modelo anterior.
• Diminuição da quantidade de chamados relacionados a falhas de impressoras.
• Nível de disponibilidade dos equipamentos e tempo médio de solução de incidentes.
• Uso efetivo de recursos como impressão frente e verso e impressão em preto e branco para documentos internos.
• Distribuição do volume de impressão por setor, com maior transparência sobre centros de custo.
• Redução de desperdício de papel e toner, medida por meio de relatórios de consumo.
• Satisfação dos usuários finais com a qualidade de impressão e o tempo de atendimento.
• Adesão às políticas de impressão estabelecidas pela empresa, como limites por usuário ou área.
• Quantidade de intervenções preventivas realizadas em relação às corretivas, indicando maturidade do serviço.

Boas práticas para ter um serviço de Locação de Impressoras e Outsourcing de Impressão eficiente

Para que o serviço de locação de impressoras e outsourcing de impressão traga resultados consistentes, é importante adotar boas práticas de gestão interna e de relacionamento com o fornecedor.

• Definir objetivos claros para o projeto, como redução de custos, aumento de controle ou padronização de equipamentos.
• Envolver áreas de TI, compras, finanças e usuários chave desde o planejamento até o acompanhamento do contrato.
• Estabelecer políticas de impressão, com orientações sobre uso de cores, frente e verso e limites por usuário ou setor.
• Manter canal de comunicação estruturado com o fornecedor, com reuniões periódicas e revisão de indicadores.
• Utilizar os relatórios fornecidos para identificar oportunidades de redução de desperdício e ajustes no parque.
• Orientar usuários sobre boas práticas de impressão e uso adequado dos recursos disponíveis.
• Rever periodicamente o parque de impressão contratado, ajustando quantidade de equipamentos e franquias às mudanças da empresa.
• Acompanhar de forma sistemática o cumprimento dos acordos de nível de serviço previstos em contrato.
• Registrar e tratar problemas recorrentes, propondo ações conjuntas com o fornecedor para corrigi los de forma definitiva.
• Reavaliar o contrato de locação de impressoras e outsourcing de impressão em ciclos planejados, verificando se continua alinhado às necessidades do negócio.

Ao seguir essas boas práticas e contar com um parceiro especializado em locação de impressoras e outsourcing de impressão, sua empresa ganha mais controle, economia e confiabilidade no ambiente de impressão corporativa .