O outsourcing de impressão é a locação de equipamentos como impressoras, multifuncionais, scanners e outros relacionados à impressão. Ganhou notoriedade pela redução de custos e quantidade de tarefas não encontradas e uma simples locação. 

E aí está a diferença! Muitas pessoas confundem outsourcing com o aluguel.

O aluguel de impressoras corresponde à locação do equipamento, com limite de manutenção e de abastecimento de suprimentos. 

Já o outsourcing abrange um serviço mais completo, visando agilidade, praticidade e menos custo para o cliente.

São várias vantagens do outsourcing de impressão, a começar pela gestão de peças, configuração, compra de suprimentos e manutenção de equipamentos realizados pela empresa contratada, ou seja, a contratante não se preocupa com esses percalços.

Afinal de contas, ninguém deseja pagar uma equipe de TI para configurar ou consertar uma impressora se existe a possibilidade de ter uma equipe que se predispõe durante a vigência do contrato.

Além do mais, o processo é tecnológico, uma vez que, antes que termine o nível de suprimentos, o cliente recebe os cartuchos. A empresa também não arca com a renovação dos equipamentos, totalmente sem custos adicionais.

Um dos maiores benefícios do outsourcing é o sistema de gerenciamento de impressão, o que inclui controle por usuário, software de bilhetagem de impressão, cota por usuários e segurança aprimorada, recurso que permite ao usuário enviar arquivos para impressão e retirar em qualquer máquina ligada à rede. 

Porém, a impressão só é feita por autenticação, o que elimina o risco de informações esquecidas ou perdidas nas bandejas.

Vale frisar também saber como funciona o outsourcing de impressão.

Todo o processo é feito por meio de uma análise detalhada sobre as reais necessidades da empresa.

O ponto de partida é a avaliação feita pela contratada. O consultor busca as informações que a companhia precisa. Com base no levantamento, são apresentados os tipos de investimento para o projeto.

Aqui são observados critérios, como:

• volume ideal de impressão mensal;
• formato de papel (A4, A3);
• impressão colorida ou preto e branco;
• funcionalidades adicionais: scanner ou faz, por exemplo.

A partir disso, é feito o processo de implantação, com o envio das máquinas ao local. Aqui, o treinamento é realizado para todos que irão operar o equipamento.

Para finalizar, durante a vigência do contrato são feitos o monitoramento dos níveis de suprimento dos cartuchos, a assistência técnica e a manutenção.

Essas são as etapas que as maiores empresas de outsourcing de impressão no Brasil operam no mercado.

Gostou da ideia? Mas tenho certeza de que você está curioso quanto custa o serviço de outsourcing.

Não existe um valor fixo, isso dependerá dos tipos de serviços inclusos no contrato, como, o pagamento do toner, da franquia (quantidade de impressoras), da impressão, entre os demais serviços.

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